为了加强对学生档案的管理工作，科学合理地管理和利用学生档案，根据上级有关规定和结合本校实际，制定本规定。
一、管理
1．学生档案存放在学生处，设专人管理。
2．学生档案管理要坚持真实性、完整性、保密性、安全性、规范性的原则。
3．接管新生档案，严格按照档案接收流程表程序进行接收，档案进校后学校相关工作人员应及时准确的做好建档工作。
4 . 对于学生的遗留档案要专门管理。学生中途退学应在学校规定的时间内办理离校手续，其个人档案由学校档案室密封、学生本人在离校手续上签字后，由本人自行带走；不是本人办理、他人代领的情况，需要代领人携带退学学生的委托书、身份证复印件及代领人的身份证复印件领取，档案领取后丢失由个人负责与学校无关。
5 . 毕业生档案由学生处组织各分院辅导员集中统一进行装档，档案材料由相关各部门提供，装档人员要认真核对档案材料是否齐全，内容是否与学生本人一致，坚决杜绝错装、漏装现象，档案密封后统一交给就业办。
二、查阅
1．学院机关和各学院需要查阅学生档案时，应到档案室登记，填写《档案借阅申请表》，经学生处处长同意后方可查阅。
2．外单位需查阅学生档案，必须持有单位介绍信和本人身份证（留存复印件），并填写《档案借阅申请表》，经学院主管学生工作的领导签字同意后，方可查阅。
3．查阅学生档案应在档案室进行，不得将档案带出。
4．凡涉及学生个人情况的案卷，不得借给学生本人查阅。
三、借出
1．学院机关或各学院因事需要调出学生档案时，必须严格履行借阅手续，经学院主管学生工作的领导同意，并填写《学生档案借调审批表》方可借阅。
2．外单位原则上不得借阅学生档案。确需借出的，应持单位介绍信和本人身份证（留存复印件），并填写《学生档案借调审批表》，经学院主管学生工作的领导同意签字后方可借出。
3．借出档案要做到按时归还，完好无损。如有损坏或丢失，必须追究当事人的责任。
四、使用
1．使用档案不准拆卷、抽页、剪裁，不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密。
五、档案管理人员应严格按制度管理档案，绝对遵守保密制度，认真做好登记，妥善保管，周到服务。