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学生档案管理暂行规定

来源: 学生处 添加时间: 2015年9月19日

为了加强对学生档案的管理工作,科学合理地管理和利用学生档案,根据上级有关规定和结合本校实际,制定本规定。

一、管理

1.学生档案存放在学生处,设专人管理。

2.学生档案管理要坚持真实性、完整性、保密性、安全性、规范性的原则。

3.接管新生档案,严格按照档案接收流程表程序进行接收,档案进校后学校相关工作人员应及时准确的做好建档工作。

4 . 对于学生的遗留档案要专门管理。学生中途退学应在学校规定的时间内办理离校手续,其个人档案由学校档案室密封、学生本人在离校手续上签字后,由本人自行带走;不是本人办理、他人代领的情况,需要代领人携带退学学生的委托书、身份证复印件及代领人的身份证复印件领取,档案领取后丢失由个人负责与学校无关。

5 . 毕业生档案由学生处组织各分院辅导员集中统一进行装档,档案材料由相关各部门提供,装档人员要认真核对档案材料是否齐全,内容是否与学生本人一致,坚决杜绝错装、漏装现象,档案密封后统一交给就业办。

二、查阅

1.学院机关和各学院需要查阅学生档案时,应到档案室登记,填写《档案借阅申请表》,经学生处处长同意后方可查阅。

2.外单位需查阅学生档案,必须持有单位介绍信和本人身份证(留存复印件),并填写《档案借阅申请表》,经学院主管学生工作的领导签字同意后,方可查阅。

3.查阅学生档案应在档案室进行,不得将档案带出。

4.凡涉及学生个人情况的案卷,不得借给学生本人查阅。

三、借出

1.学院机关或各学院因事需要调出学生档案时,必须严格履行借阅手续,经学院主管学生工作的领导同意,并填写《学生档案借调审批表》方可借阅。

2.外单位原则上不得借阅学生档案。确需借出的,应持单位介绍信和本人身份证(留存复印件),并填写《学生档案借调审批表》,经学院主管学生工作的领导同意签字后方可借出。

3.借出档案要做到按时归还,完好无损。如有损坏或丢失,必须追究当事人的责任。

四、使用

1.使用档案不准拆卷、抽页、剪裁,不准删改、圈点或勾画档案内容,不准泄密、失密。

五、档案管理人员应严格按制度管理档案,绝对遵守保密制度,认真做好登记,妥善保管,周到服务。